Conheça a importância do briefing para qualquer projeto de design
Por: Alvaro Gabriel Steinbach; Felipe Franz; Fernanda Schappo; Guilherme Pasqualini; Júlia Darolt; Stéfani Soares; Tainá Osterno.
O que é o Briefing
O primeiro passo para qualquer projeto, seja ele de design, interiores, arquitetura, engenharia e tantas outras áreas é conhecer a fundo o problema ou desafio a ser enfrentado.
Para isso existem inúmeras ferramentas e uma delas é o Briefing. Briefing é a parte redigida com as orientações necessárias para o desenvolvimento de algum projeto a ser iniciado. O formato e o tamanho do briefing são necessários para maior compreensão do projeto, ambos devem ser desenvolvidos de forma clara e que sejam completos e úteis para facilitar a leitura e acompanhamento do projeto. O briefing é necessário na maior parte dos projetos, pois auxilia na diminuição do tempo do projeto. Aqui vai um ponto muito importante: um briefing deve obrigatoriamente ser escrito para não haver confusões e mal entendimento do projeto.
O briefing pode ser usado em:
Acordo ou contrato formal.
Roteiro para desenvolvimento do projeto.
Cronograma de entregas.
Informações de estratégia.
Avaliação de trabalhos e acompanhamento.
Há 3 parâmetros a serem seguidos para construção do conceito de projeto, sendo ele: 1ºPrazo; 2º Requisitos Técnicos e 3º Orçamento. O primeiro parâmetro é o tempo final que será estipulado para a entrega no projeto, o segundo é os requisitos técnicos de produção e distribuição sendo uma maneira de controle de boa qualidade do que será entregue para o cliente e, por fim, a verificação do orçamento do projeto, verificar na primeira etapa de reuniões, qual será o recurso disponibilizado para constituição deste projeto.
Responsabilidade pela elaboração do briefing
O briefing é um trabalho de corresponsabilidades onde existe a demanda (encomenda o projeto) e o projetista (desenvolve o projeto), já que neste processo necessita ter muita cooperação entre as partes envolvidas, para que projeto seja alinhado de forma clara e sucinta. Além desta corresponsabilidade das partes (demandante e projetista), podem estar envolvidos no desenvolvimento do briefings 10 pessoas ou até mais, mas lembrando sempre que as decisões e estratégias são sempre tomadas por 2 a 3 pessoas, que estarão a par dos assunto desde o início, além do projetista e o demandante. O briefing, antes de ser criado, começa com uma reunião inicial, que terá as dúvidas a seguir, sendo levantadas para a compreensão do projeto a ser realizado.
Quais são os objetivos básicos do projeto? Esclarecer os objetivos pelos quais a empresa pediu os serviços. Entender qual o problema do produto? O que deu certo? O que não deu?
Por que esse projeto tornou-se necessário? Por que agora? Pode determinar o prazo do projeto, pois pode interferir nos recursos que serão utilizados e na metodologia.
Quais os resultados mercadológicos são esperados? Ciclo de vida, concorrente, aumento de participação no mercado, vantagens competitivas, posição de liderança (designer não pode dar falsa expectativa).
Quem assume a responsabilidade pelos projetos? Listar todas as pessoas que irão opinar sobre o projeto, útil para consultar a pessoa certa em cada etapa do projeto. Essas reuniões são importantes para determinações e delimitações de alguns pontos importantes para a elaboração do briefing, a cada reunião se enriquecem de informações necessárias.
Elementos essenciais do Briefing
O formato de um briefing depende da natureza do projeto e as característica da empresa, com isso nas reuniões e presentes em toda a composição do briefing, são redigidos alguns pontos importantes, sendo eles, a natureza do projeto e seu contexto; as análises setoriais; o público- alvo; o portfólio da empresa; objetivos do negócio e estratégias de design; objetivo, prazo e orçamento do projeto; aprovações, implementação e, por fim, as informações de pesquisas e apêndices.
Em vista disto, o briefing necessita que as informações descritas nele tenham uma definição clara do objetivo do projeto, onde apresentará sua natureza, contexto e também deve ter uma descrição do público-alvo ao qual será distribuído esse projeto. Por conseguinte, buscar uma análise da concorrência entre os objetivos do negócio e as estratégias de design e com elas uma descrição das fases do projeto, incluindo objetivo do projeto, prazo e orçamento.
Aprovação do Briefing
Os elaboradores têm até 5 dias para analisar todos os documentos referentes ao briefing. Em todos os casos, será indispensável a realização de reuniões com equipe a cada momento que surgir algum impasse ou dúvida, referente a execução do briefing. Ao chegar no final da elaboração do briefing, todos os participante devem estar cientes desta versão finalizada que será apresentada ao demandante do projeto, com isso é analisado, os seguintes pontos na revisão final:
Público-alvo.
Objetivos dos negócios.
Resultados esperados.
Estratégia de design.
Com a análise pronta dos pontos acima citados, e o briefing posteriormente aprovação pelo demandante, pode-se iniciar o projeto.
Usos do Briefing
O briefing serve de guia para a elaboração do projeto, onde contará com os objetivos do projeto, público- alvo, prazos e orçamentos. Ele servirá como um guia de soluções para os problemas que serão propostos. Importante sempre lembrar de arquivar os briefings, caso haja alguma consulta futura, onde será necessário mudar o briefing, fazendo assim uma economia de tempo e esforço.
Uso do Briefing para a Aprovação do Projeto
As soluções do design que serão desenvolvidas no projeto, devem resolver o objetivo geral do projeto, e este mesmo objetivo se encontra no briefing, o qual deve ser utilizado na apresentação para compreensão do projeto. Neste caso, deve-se utilizar de uma linguagem dos negócios e não os jargões profissionais de design. O briefing pode ser usado então como um roteiro de apresentação, ao qual o apresentador deve seguir, para desmembrar de forma coesa o que projeto tende a fornecer para quem o adquirir.
Sumário executivo
Conteúdo: título do projeto, por que foi realizado, qual é o público-alvo, quais os resultados esperados. Deve-se: demonstrar entendimento do projeto, das necessidades da empresa e qual é o público-alvo; e abordar de forma estratégica e objetiva.
Explicar o briefing: Como foi elaborado e quem colaborou na definição das diversas características e na tomada de decisões ao longo do projeto.
Resumo das fases do projeto.
Apresentar detalhes: Portfólio da empresa, análise setorial, análise das tendências, descrição do público-alvo e outros itens que constam no briefing.
Solução final: Por que ela consegue atingir os objetivos do negócio?
Implementação do projeto: Etapas, providências necessárias e critérios de acompanhamento.
Avaliação dos Resultados
O design não basta ser bom aos olhos dos que entendem, ele tem que ser funcional aos olhos dos leigos que usam. E para saber se irá funcionar, deve-se fazer testes com o público alvo, lembrando sempre que possível, da estética para tornar o produto atraente. E se caso o cliente reclamar porque alguém achou o design ruim, você terá argumentos dos testes com público alvo provando que a solução é eficaz e dá certo.
Propriedade Intelectual
A propriedade intelectual (PI) envolve o registro de marcas (nomes e logotipos), de patentes (patente de invenção e modelo de utilidade) e de desenho industrial (soluções formais e ornamentais), proporcionando exclusividade ao seu titular durante certo período (10 a 20 anos, dependendo da modalidade). Os consultores de PI, podem contribuir nas seguintes etapas: pesquisa sobre o estado da arte; os riscos potenciais; geração de conceitos; estudo de viabilidade; desenvolvimento do produto; e comercialização;
Exemplo de um briefing de design
O briefing é elaborado de forma participativa, com diversos tipos de negociações e ajustes entre os participantes para cada projeto específico. Ele pode conter informações confidenciais, que de maneira nenhuma pode ser divulgada.
Para a execução mais eficiente deste projeto, deverão ser cumpridas oito fases:
Fase 1 Realizar uma análise visual completa do atual portfólio da empresa, bem como dos portfólios visuais dos três principais competidores.
Fase 2 Desenvolver, no máximo, seis conceitos iniciais de design, de acordo com os objetivos do projeto.
Fase 3 Testar todos os conceitos iniciais com o público-alvo.
Fase 4 Selecionar os três melhores conceitos iniciais, refiná-los e testar novamente esses três conceitos com o público-alvo.
Fase 5 Selecionar o conceito final, desenvolvê-lo completamente e fazer o teste final com o público-alvo.
Fase 6 Preparar o material para apresentação e aprovação.
Fase 7 Implantar a solução aprovada.
Fase 8 Desenvolver um sistema de avaliação.
Apêndice - é adicionado ao briefing completo, sendo composto dos materiais auxiliares para eventuais consultas futuras.
Criando um plano para avançar
A Criação de um inventário, onde a primeira providência é a listagem de contribuintes, ou seja, o valor que foi adicionado a empresa, onde pode conter a presença de uma lista com os pontos fracos e fortes, para que no futuro os próximos projetos tenham uma visão mais crítica do que é necessário ser estabelecido na criação de um briefing de sucesso.
Um relatório dos resultados, ajuda a compreender como a empresa consegue alcançar seus objetivos. Após a finalização do projeto, a equipe pode se reunir e avaliar o plano de ação que foi desenvolvido no projeto, para melhorar notoriamente nos projetos subsequentes. E por fim, para o melhor aperfeiçoamento do projeto, aplica-se a fórmula PAR, onde é apresentado a ação necessária para o problema, os resultados alcançados e as habilidades necessárias.
Lições que Aprendi ao Longo da Vida
Como conclusão, o briefing, por sua vez, é um instrumento para a execução e acompanhamento dos projetos de design. Ele também demonstra, aos demais integrantes da empresa, a importância do design para a elaboração do briefing e o sucesso dos negócios. Sempre procura promover reuniões semanais com todo o grupo para a elaboração e execução do planejamento por meio do briefing. Atente-se também com detalhe ao público-alvo para definir as características do projeto e avaliar os objetivos para o sucesso da proposta. E por fim, procure sempre envolver os outros setores no trabalho de design, buscando a interdisciplinaridade e a corresponsabilidade.
